ایجاد و ساخت پروژه پورتال سازمانی با استفاده از Project Site در شیرپوینت ممکن است در ابتدا برای افراد تازه‌کار کمی ترسناک باشد. اما با راهنمایی درست، می‌توانید به راحتی یک فضای ویژه برای پروژه‌تان بسازید که به همکاری و سازماندهی کمک می‌کند. در این مقاله، ما شما را در مراحل ایجاد یک سایت پروژه در شیرپوینت 2019 با استفاده از یک الگوی آماده (تمپلت) راهنمایی خواهیم کرد. بنابراین چه شما یک تیم کوچک سازمانی را مدیریت کنید و چه یک پروژه بزرگ، این مطلب می‌تواند به شما کمک کند.
فهرست مطالب
- پورتال سازمانی و سایت پروژه (Project Site) در شیرپوینت چیست؟
- ویژگی‌های اصلی سایت پروژه در شیرپوینت
- چرا از تمپلت استفاده کنیم؟
- شرایط لازم برای ساخت پورتال سازمانی با استفاده از سایت پروژه
- راهنمای گام به گام برای ساخت پورتال سازمانی و ایجاد سایت پروژه در شیرپوینت 2019
- بررسی و شخصی سازی سایت پروژه جدید
- نحوه مدیریت درست سایت پروژه در شیرپوینت
- نتیجه‌گیری
پورتال سازمانی و سایت پروژه (Project Site) در شیرپوینت چیست؟
سایت پروژه یک ناحیه خاص در شیرپوینت است که برای مدیریت و همکاری در یک پروژه سازمانی طراحی شده است. این نوع سایت در شیرپوینت به عنوان یک بخش مدیریت مرکزی عمل می‌کند که تیم‌های پروژه می‌توانند اطلاعات، اسناد، وظایف و بحث‌های مهم را در آن سازماندهی کرده، به اشتراک بگذارند و راحت‌تر با هم همکاری کنند. با استفاده از شیرپوینت، می‌توانید پروژه‌تان را به خوبی سازماندهی کنید و مطمئن شوید که همه اعضای تیم در جهت درستی فعالیت می‌کنند.
پورتال سازمانی نیز به عنوان یک فضای آنلاین برای ارتباط و تبادل اطلاعات درون یک سازمان عمل می‌کند. با استفاده از سایت پروژه در شیرپوینت، می‌توانید به راحتی اقدام به ساخت پورتال سازمانی کنید که شامل اطلاعات پروژه، مستندات، به‌روزرسانی‌ها و ابزارهای همکاری باشد. این پورتال به اعضای تیم و سایر کارکنان سازمان کمک می‌کند تا به راحتی به منابع و اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و ارتباطات موثرتری برقرار کنند.
ویژگی‌های اصلی سایت پروژه در شیرپوینت
زمانی که شما یک سایت پروژه در شیرپوینت ایجاد می‌کنید، به ویژگی‌های مختلفی دسترسی پیدا می‌کنید که برای مدیریت پروژه طراحی شده‌اند، از جمله:
- کتابخانه‌های اسناد: برای ذخیره و مدیریت اسنادی که به پروژه شما مربوط می‌شوند.
- فهرست وظایف: برای پیگیری وظایف پروژه و وضعیت آن‌ها.
- تقویم‌ها: برای یادآوری تاریخ‌ها و مراحل مهم پروژه.
- بحث‌ها و اعلان‌ها: برای تسهیل ارتباطات میان اعضای تیم.
- پیگیری مسائل: برای مدیریت و حل مشکلات مربوط به پروژه.
- اجزای خلاصه پروژه: برای ارائه نمای کلی از پیشرفت پروژه.
- یکپارچگی با ابزارهای آفیس: برای استفاده راحت از ابزارهایی مانند Microsoft Word، Excel و Teams.
این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌تان را به بهترین شکل مدیریت کنید و همکاری مؤثری با تیم خود داشته باشید.
چرا از تمپلت استفاده کنیم؟
استفاده از تمپلت‌ها در ساخت پورتال سازمانی باعث می‌شود که راه‌اندازی سایت پروژه بسیار آسان‌تر شود، زیرا آن‌ها یک ساختار آماده و از قبل تنظیم شده به شما می‌دهند. این الگوها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به شما در مدیریت بهتر پروژه‌تان کمک کنند و بهترین شیوه‌ها را در نظر می‌گیرند. این بدان معنی است که حتی اگر تجربه کمی در استفاده از شیرپوینت داشته باشید، می‌توانید راحت‌تر سایت خود را تنظیم کنید. با استفاده از الگوها، می‌توانید سایت پروژه‌تان را سریع‌تر و بدون دردسر راه‌اندازی کنید.
شرایط لازم برای ساخت پورتال سازمانی با استفاده از سایت پروژه
قبل از شروع، مطمئن شوید که به موارد زیر دسترسی دارید:
- مجوزها: شما باید دسترسی ادمین مجموعه سایت را داشته باشید تا بتوانید یک سایت پروژه در شیرپوینت ایجاد کنید.
- شیرپوینت 2019: این راهنما بر روی ایجاد سایت پروژه در شیرپوینت 2019 تمرکز دارد. اگر از شیرپوینت آنلاین استفاده می‌کنید، ممکن است برخی مراحل کمی متفاوت باشد.
با داشتن این موارد، می‌توانید به راحتی سایت پروژه‌تان را راه‌اندازی کنید.
راهنمای گام به گام برای ساخت پورتال سازمانی و ایجاد سایت پروژه در شیرپوینت 2019
مرحله 1: نصب یک تمپلت مدیریت پروژه در شیرپوینت
- دانلود الگو: به دنبال الگوهای مدیریت پروژه شیرپوینت از منابع معتبر آنلاین یا سایت رسمی مایکروسافت بگردید. تمپلتی مناسب با نیازهای پروژه‌تان را انتخاب کنید.
- استخراج الگو: پس از دانلود، فایل را استخراج کنید و تمپلت شیرپوینت
(.wsp)را در یک مکان مناسب روی دسکتاپ خود ذخیره کنید. - ورود به حساب کاربری: به حساب کاربری خود وارد شوید.
- دسترسی به تنظیمات سایت: به صفحه اصلی مجموعه سایت خود بروید. روی تنظیمات (آیکون چرخ دنده) کلیک کنید و سپس گزینه “site settings” را انتخاب کنید.
- بارگذاری الگو: روی گزینه “Solutions” کلیک کنید. اگر این گزینه را نمی‌بینید، مطمئن شوید که در حال اضافه کردن تمپلت به یک زیرسایت نیستید. تب “Solutions” را انتخاب کرده و روی “upload Solutions” کلیک کنید.
- انتخاب تمپلت خود: روی “Browse” کلیک کنید، به محلی که فایل استخراج شده را ذخیره کرده‌اید بروید و فایل تمپلت
(.wsp)مورد نظر خود را انتخاب کنید. سپس روی “OK” کلیک کنید.
- فعال‌سازی تمپلت: روی “Activate” کلیک کنید. حالا تمپلت مدیریت پروژه شما نصب شده است!
ایجاد یک مجموعه سایت کلاسیک
اگر از شیرپوینت 2019 یا شیرپوینت آنلاین استفاده می‌کنید، باید ابتدا یک مجموعه سایت کلاسیک (Classic Site Collection) ایجاد کنید.
- ورود به مرکز مدیریت شیرپوینت: با نقش ادمین مجموعه سایت به مرکز مدیریت شیرپوینت وارد شوید.
- دسترسی به سایت‌های فعال: در سمت چپ، روی “Sites” کلیک کنید و سپس گزینه “Active Sites” را انتخاب کنید.
- ایجاد یک سایت جدید: روی دکمه “
+ Create” کلیک کنید.
- انتخاب تمپلت: گزینه “Other Options” را انتخاب کنید. از منوی کشویی، “More templates” را انتخاب کنید تا یک تب جدید باز شود.
- پر کردن اطلاعات: عنوان، آدرس وب و مشخصات اکانت ادمین را برای مجموعه سایت خود وارد کنید. در قسمت انتخاب تمپلت، “Team site (classic experience)” را انتخاب کنید.
مرحله 2: ایجاد سایت پروژه جدید
حالا که تمپلت نصب شده است، می‌توانید سایت پروژه جدید خود را ایجاد کنید.
- دسترسی به سلسله‌مراتب مجموعه سایت: به محلی در مجموعه سایت خود بروید که می‌خواهید سایت پروژه جدید را در آن ایجاد کنید.
- دسترسی به محتوای سایت: دوباره روی تنظیمات (آیکون چرخ دنده) کلیک کنید و گزینه “Site contents” را انتخاب کنید. اگر از شیرپوینت 2016 یا 2019 استفاده می‌کنید، روی “Return to classic SharePoint” کلیک کنید.
- ایجاد یک زیرسایت جدید: روی گزینه “new subsite” کلیک کنید.
- پر کردن جزئیات سایت: یک عنوان و آدرس وب برای سایت جدید خود وارد کنید.
- انتخاب تمپلت: روی تب “Custom” کلیک کنید، تمپلت مناسب مدیریت پروژه را انتخاب کنید و گزینه‌های ناوبری را طبق نیازتان تنظیم کنید.
- ایجاد سایت: روی “Create” کلیک کنید. چند لحظه صبر کنید و سایت پروژه جدید شما راه‌اندازی خواهد شد!
بررسی و شخصی سازی سایت پروژه جدید
پس از ساخت پورتال سازمانی و ایجاد سایت پروژه، می‌توانید ویژگی‌های آن را بررسی کنید.
- کتابخانه اسناد: در این بخش، می‌توانید فایل‌ها را بارگذاری کنید، پوشه بسازید و مجوزها را تنظیم کنید تا فقط اعضای مجاز تیم به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند. این کار به شما کمک می‌کند مستندات پروژه را به خوبی سازماندهی کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.
- لیست وظایف: این لیست به شما کمک می‌کند وظایف هر عضو تیم، مهلت‌ها و وضعیت انجام آن‌ها را پیگیری کنید. می‌توانید وظایف جدید اضافه کنید، وظایف قبلی را به‌روزرسانی کنید و اولویت وظایف مهم را مشخص کنید تا مطمئن شوید همه چیز به موقع انجام می‌شود.
- تقویم‌ها: از تقویم برای ثبت تاریخ‌های مهم پروژه، مانند مهلت‌های تحویل و جلسات استفاده کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید و تمام تاریخ‌های مهم را در نظر بگیرید.
- تابلوهای بحث: با استفاده از تابلوهای بحث، می‌توانید ارتباطات تیمی را تسهیل کنید. این امکان را به اعضای تیم می‌دهد تا سوالات خود را بپرسند، اطلاعات جدید را به اشتراک بگذارند و در مورد موضوعات پروژه صحبت کنند.
- پیگیری مسائل: مدیریت مسائل بخش مهمی از پروژه است. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا مشکلات را ثبت کنید، آن‌ها را زیر نظر داشته باشید و در صورت بروز مشکلات، آن‌ها را حل کنید.
- اجزای وب خلاصه پروژه: از این اجزا برای نمایش پیشرفت پروژه استفاده کنید. می‌توانید نمودارها، معیارها و دیگر اطلاعات کلیدی را نشان دهید تا افراد تیم بتوانند وضعیت پروژه را به راحتی درک کنند.
نحوه مدیریت درست سایت پروژه در شیرپوینت
- به‌روزرسانی‌های منظم: سایت پروژه‌تان را همواره با اطلاعات جدید به‌روز کنید. این کار کمک می‌کند تا همه اعضای تیم به مستندات و وضعیت جدید وظایف دسترسی داشته باشند.
- تشویق به همکاری: روحیه همکاری را در تیم تقویت کنید و اعضا را به استفاده از تابلوهای بحث تشویق کنید تا نظرات و سوالات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
- تنظیم مجوزها به‌خوبی: مجوزهای دسترسی را به دقت بررسی و مدیریت کنید تا فقط اعضای لازم به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند.
- استفاده از الگوها: از الگوهای آماده برای وظایف یا مراحل خاص در مدیریت پروژه‌تان استفاده کنید. این کار می‌تواند انجام کارها را سریع‌تر و منظم‌تر کند.
- آموزش لازم فراهم کنید: اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم با استفاده از شیرپوینت راحت هستند و می‌دانند چگونه به‌خوبی در سایت پروژه حرکت کنند.
نتیجه‌گیری
ساخت پورتال سازمانی و ایجاد یک سایت پروژه در شیرپوینت 2019 با استفاده از تمپلت کار نسبتاً آسانی است که می‌تواند به بهبود مدیریت پروژه شما کمک کند. با دنبال کردن مراحل این راهنما، می‌توانید یک مکان برای همکاری و سازماندهی در تیم پروژه‌تان بسازید. فراموش نکنید که از ویژگی‌های مختلف شیرپوینت بهره‌مند شوید تا تجربه مدیریت پروژه‌تان بهتر شده و اعضای تیم‌تان فعال باقی بمانند. با استفاده از ابزارها و روش‌های مناسب، شما در مسیر موفقیت در مدیریت پروژه‌ها هستید. امیدواریم این مطلب برایتان مفید بوده باشد، همچنین برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با شروع پروژه شیرپوینت به راهنمای دیگر ما مراجعه کنید. موفق باشید!
