در دنیای امروز که همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات به عنوان کلید موفقیت در سازمان‌ها شناخته می‌شود، SharePoint به عنوان یک پلتفرم قدرتمند مایکروسافت به کمک کسب‌وکارها می‌آید. شیرپوینت، پلتفرمی مبتنی بر وب است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا مستندات را به‌راحتی ذخیره، اشتراک‌گذاری و مدیریت کنند. این سیستم به‌ویژه برای تیم‌ها و سازمان‌ها طراحی شده تا کارایی و بهره‌وری را به حداکثر برساند.
این ابزار نه تنها امکان ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد را فراهم می‌کند، بلکه به تسهیل همکاری تیمی و ایجاد یک محیط کار یکپارچه کمک می‌کند. از قابلیت‌های چشمگیر شیرپوینت می‌توان به سفارشی‌سازی صفحات، مدیریت محتوا و ادغام با سایر خدمات مایکروسافت اشاره کرد. در این مقاله، به بررسی ویژگی‌ها، مزایا و کاربردهای SharePoint خواهیم پرداخت و به شما نشان خواهیم داد چگونه می‌توانید از این ابزار به‌طور مؤثر در سازمان خود بهره‌برداری کنید.
فهرست مطالب
- تاریخچه شیرپوینت
- شیرپوینت چیست؟
- ویژگی‌ها، امکانات و قابلیت‌های SharePoint
- کاربردهای شیرپوینت
- شیرپوینت ستون فقرات Microsoft Teams
- شیرپوینت ابزاری همه کاره
- ادغام شیرپوینت با آفیس 365
- تفاوت BPMS و شیرپوینت چیست؟
- نتیجه گیری
تاریخچه شیرپوینت
شیرپوینت (SharePoint) به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی مدیریت محتوا و همکاری در سازمان‌ها، تاریخچه‌ای جالب و پر از تحولات دارد. این پلتفرم برای اولین بار در سال 2001 توسط شرکت مایکروسافت معرفی شد و به سرعت به یکی از ابزارهای محبوب در میان سازمان‌ها تبدیل گردید. در طول سال‌ها، شیرپوینت با ارائه نسخه‌های جدید و بهبودهای مستمر، توانسته است نیازهای متنوع کاربران را برآورده کند.
از زمان راه‌اندازی اولیه، مایکروسافت پنج نسخه از شیرپوینت را تا سال 2013 منتشر کرد. این نسخه‌ها شامل ویژگی‌های جدید و بهبودهایی در عملکرد و کارایی بودند که به کاربران این امکان را می‌دادند تا به راحتی مستندات را مدیریت کرده و همکاری‌های موثرتری داشته باشند. نسخه‌های شیرپوینت شامل SharePoint 2003، SharePoint 2007، SharePoint 2010، SharePoint 2013، SharePoint 2016 و SharePoint 2019بود اما اکنون شیرپوینت آنلاین را داریم که بخشی از آفیس 365 است. با توجه به یکپارچگی شیرپوینت با دیگر نرم‌افزارهای مایکروسافت، این پلتفرم به عنوان یکی از زیرساخت‌های اصلی در بسیاری از سازمان‌ها شناخته می‌شود.
امروزه، شیرپوینت به دو صورت آنلاین و سرور ارائه می‌شود که هر کدام ویژگی‌ها و امکانات خاص خود را دارند. این تنوع در ارائه، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بر اساس نیازهای خود، بهترین گزینه را انتخاب کنند و از مزایای این پلتفرم بهره‌مند شوند.
به طور کلی، تاریخچه شیرپوینت نشان‌دهنده تعهد مایکروسافت به نوآوری و پاسخگویی به نیازهای متغیر بازار است که این پلتفرم را به ابزاری ضروری برای مدیریت محتوا و همکاری در سازمان‌ها تبدیل کرده است.
شیرپوینت چیست؟
Microsoft SharePoint یکی از محبوب‌ترین سیستم‌های مدیریت محتوا و همکاری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. این پلتفرم توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است و قابلیت‌های متنوعی برای مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات، همکاری گروهی و ایجاد پورتال‌های وب را فراهم می‌کند و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا اسناد، اطلاعات و داده های خود را مدیریت کنند، همکاری گروهی را آسان تر کنند و فرایندهای کاری را بهبود بخشند.
ویژگی‌ها، امکانات و قابلیت‌های SharePoint
شیرپوینت دارای قابلیت‌های متنوعی است که به کاربران امکان مدیریت محتوا، همکاری گروهی و انجام فعالیت‌های تجاری را می‌دهد. در این بخش به برخی از قابلیت‌های مهم SharePoint اشاره می‌کنیم.
- ایجاد سایت‌های داخل سازمانی: یکی از ویژگی‌های برجسته SharePoint، قابلیت ایجاد سایت‌های داخل سازمانی است. کاربران این مجموعه نرم افزاری می‌توانند سایت‌های مخصوص خود را بر اساس نیازهای سازمانی خود ایجاد کنند. این سایت‌ها می‌توانند شامل صفحات وب، لیست‌ها، کتابخانه‌های اسناد و ابزارهای دیگری باشند که به کاربران کمک می‌کنند تا اطلاعات خود را منظم کنند و با همکاران خود راحت تر ارتباط برقرار کنند.
- ایجاد پورتال سازمانی: شیرپوینت به کاربران این امکان را می‌دهد تا پورتال‌های سازمانی را ایجاد کنند که شامل اخبار، اطلاعیه‌ها، برنامه‌ها، سرویس‌های داخلی و خارجی و ابزارهای کاربردی دیگری هستند.
- مدیریت فایل ها و اطلاعات: SharePoint دارای قابلیت‌های مدیریت فایل ها و اطلاعات پیشرفته است. کاربران به راحتی می‌توانند اسناد را در کتابخانه‌های اسناد ذخیره کرده و سازماندهی کنند.
- قابلیت اشتراک‌گذاری و استفاده مشترک از فایل‌ها و اطلاعات: SharePoint قابلیت‌های قدرتمندی برای اشتراک‌گذاری و استفاده مشترک از فایل‌ها و اطلاعات را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند فایل‌ها و اطلاعات را با همکاران خود به سادگی به اشتراک بگذارند و بر روی آن‌ها همزمان کار کنند. امکان ویرایش همزمان، نظارت بر تغییرات و ارسال اعلان‌ها نیز در این پلتفرم وجود دارد.
- مدیریت پروژه ها و وظایف: شیرپوینت ارتباطات و همکاری گروهی را تسهیل می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از ابزارهایی مانند تیم‌سایت‌ها، گفتگوها، نظردهی‌ها و جلسات آنلاین، با همکاران خود در ارتباط باشند و پروژه‌ها و وظایف را مدیریت کنند. همچنین، شیرپوینت قابلیت‌هایی برای ایجاد و مدیریت فرآیندهای کاری ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند فرایندهای کاری خود را به صورت خودکار سازماندهی کنند، وظایف را به کارمندان تخصیص دهند و حتی آن وظایف را پیگیری کنند و گزارش‌های مربوط به پیشرفت کار خود را تولید و بررسی کنند.
- امکانات امنیتی قدرتمند: SharePoint همچنین دارای قابلیت‌های امنیتی قدرتمندی است. می‌توان برای کاربران و گروه‌ها سطوح دسترسی و مجوزها را تنظیم کرد تا فقط افراد مجاز به اطلاعات حساس و منابع سازمانی دسترسی داشته باشند. همچنین، شیرپوینت از رمزنگاری اطلاعات و سیاست‌های امنیتی پیشرفته ای برای محفاظت کردن از اطلاعات سازمانی استفاده می‌کند.
- مدیریت فرآیندها: شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت کنند. با استفاده از قابلیت‌هایی مانند لیست‌ها، جریان‌کارها و اعلان‌ها، می‌توانند فرآیندهای سازمانی را بهبود بخشند، کنترل کنند و اطلاعات مرتبط را به صورت هماهنگ در دسترس کاربران قرار دهند.
- تحلیل و ارائه گزارشات: شیرپوینت امکان تحلیل داده‌ها و ایجاد گزارشات تجاری را نیز فراهم می‌کند. با استفاده از ابزارهای گزارش‌دهی و تحلیلی SharePoint، کاربران می‌توانند اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان خود را به صورت گسترده و تحلیلی مشاهده کنند و گزارش‌هایی با کیفیت بالا ایجاد کنند.
- یکپارچگی و ادغام با برنامه‌های دیگر: شیرپوینت با برخی از برنامه‌های دیگر Microsoft مانند اکسل، ورد، اوت‌لوک و دیگر ابزارها به خوبی یکپارچه و ادغام می‌شود. همچنین، SharePoint قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها و برنامه‌های سفارشی را نیز دارد.
با توجه به اینکه SharePoint یک پلتفرم بسیار گسترده است، باید بدانید که قابلیت‌ها و کاربردهای آن بسیار متنوع هستند. از تیم‌های کوچک و متوسط گرفته تا سازمان‌های بزرگ، همه می توانند از این پلتفرم استفاده کنند. شیرپوینت قابلیت‌هایی را برای مدیریت و همکاری در سطح سازمانی نیز فراهم می‌کند. همچنین، می‌توان با استفاده از افزونه‌ها و توسعه‌های سفارشی، SharePoint را به نیازهای خاص سازمان خود تطبیق داد و حتی قابلیت‌های بیشتری را به آن اضافه کرد.
اکنون که با ویژگی ها و قابلیت های این ابزار آشنا شده، اید ممکن است بخواهید از این ابزار قدرتمند و محبوب استفاده کنید اما باید بدانید که این پلتفرم برای یکپارچه سازی سازمان ها، باید بر روی یک سرور سازمانی قرار بگیرد. اگر هنوز نمی دانید که برای چنین پلتفرمی هاست لینوکسی مناسب تر است یا هاست ویندوزی، توصیه می کنیم مقاله تفاوت هاست ویندوزی با لینوکسی را مطالعه کنید.
کاربردهای شیرپوینت
عملکردهای اصلی قدرتمندی که از روز اول در این پلتفرم وجود داشته است، تنها چیزی نیست که شیرپوینت به خاطر آن برتری دارد. اما به غیر از قابلیت های ذکر شده در بالا، ممکن است جالب باشد که بدانید SharePoint دقیقا برای چه چیز هایی استفاده می شود، پس در ادامه همراه ما باشید.
1. مدیریت فایل ها
این احتمالاً اولین چیزی است که وقتی به شیرپوینت فکر می کنید به ذهنتان می رسد. SharePoint از زمان ظهورش در سال 2001 دارای قابلیت های مدیریت اسناد قدرتمندی بوده است. البته این قابلیت فقط ذخیره سازی فایل ها و پوشه ها نیست. این پلتفرم تمام ویژگی‌هایی که از یک سیستم مدیریت فایل انتظار داریم را دارد و این ویژگی ها شامل تاریخچه نسخه های فایل ها، ورودی/خروجی فایل ها، نوشتن و ادیت کردن مشترک و اشتراک‌گذاری خارجی ایمن فایل ها است.
علاوه بر این، یکی از مواردی که شیرپوینت را در مقایسه با سایر سیستم‌های مدیریت فایل ابری مانند Dropbox و Google Drive منحصر به فرد و فوق‌العاده جذاب می‌کند این است که می‌توانید ابرداده‌های سفارشی برای مرتب‌سازی، گروه‌بندی و فیلتر کردن اسناد و بهبود تجربه جستجو ایجاد کنید.
2. ساخت لیست های سفارشی
گاهی اوقات لازم است لیستی از اطلاعاتی را که معمولاً در اکسل ذخیره می کنید، مانند لیست پروژه ها، لیست مخاطبین، لیست مشکلات، ردیابی داده ها و غیره ذخیره کنید. از همان ابتدا، حتی در نسخه‌های اولیه شیرپوینت، می‌توانستیم لیست‌های سفارشی ایجاد کنیم. حتی با این که مایکروسافت چند سال پیش یک برنامه جداگانه به نام Lists منتشر کرد، هنوز هم همه قابلیت های آن در SharePoint وجود دارند. بنابراین تمام موارد امنیتی و دسترسی پذیری به لیست ها نیز توسط امنیت قدرتمند این پلتفرم کنترل می شوند.
3. اینترانت شیرپوینت
این احتمالاً برجسته ترین موردی است که در آن می توان از شیرپوینت استفاده کرد. به هر حال شیرپوینت یک وب سایت سازمانی گسترده است. بنابراین بسیاری از سازمان‌ها از SharePoint برای ایجاد پورتال‌های جذاب و کاربرپسند اینترانت استفاده می‌کنند تا اطلاعات را تا حدودی ثابت تر و دائمی‌تر از Teams یا Yammer به اشتراک بگذارند و ذخیره کنند. نمونه‌هایی از این اطلاعات شامل اخبار و اطلاعیه‌ها، تقویم یا رویدادها، لینک ها، صفحات محتوا، ویدئوها، داشبوردها و غیره است.
4. پایگاه دانش ویکی
شیرپوینت به خودی خود یک ابزار اختصاصی ویکی نیست، اما می توان آن را پیکربندی و سفارشی کرد تا با آن ادغام شود. با SharePoint مدرن، ما برخی از قابلیت‌های فوق‌العاده ویرایش صفحه را داریم که امکان برچسب‌گذاری ابرداده‌ها را در صفحات و توانایی ایجاد قالب‌های صفحه و پر کردن آن‌ها با متن، تصاویر و ویدیوها فراهم می‌کند.
5. پورتال اکسترانت
پورتال اکسترانت به ارتباط و همکاری با افراد خارج از سازمان، مانند مشتریان و تامین‌کنندگان، اشاره دارد. این شبکه امکان تبادل اطلاعات و انتقال اسناد به‌صورت خصوصی را فراهم می‌کند. سیستم شیرپوینت با استفاده از نام کاربری و پسورد، دسترسی ایمن به اطلاعات را برای کاربران خارجی ممکن می‌سازد. با قابلیت Alternate Access Mapping، کاربران داخلی و خارجی می‌توانند از طریق URL به شیرپوینت متصل شوند و از تکنولوژی Authentication برای دسترسی به داده‌های داخلی استفاده کنند.
شیرپوینت ستون فقرات Microsoft Teams
استفاده از شیرپوینت اغلب برای کسانی مفید است که از برنامه Microsoft Teams استفاده می کنند. زمانی که اپلیکیشن Teams در سال 2017 در دسترس عموم قرار گرفت، امکان چت و کنفرانس ویدیویی مداوم را فراهم کرد. با این حال، در پشت صحنه، Teams توسط SharePoint پشتیبانی می شود.
هر بار که یک تیم در Teams ایجاد می کنید، یک سایت شیرپوینت جدید برای ذخیره اسنادی که در کانال های Teams ذخیره می کنید ایجاد می شود. هر بار که یک کانال خصوصی یا یک کانال اشتراکی ایجاد می کنید، یک سایت SharePoint جدید نیز ایجاد می شود. در واقع آن دسته از سایت‌های شیرپوینت که برای پشتیبانی از فعالیت‌های شما در Teams ایجاد می‌شوند، خیلی خوب کار می‌کنند. سایت های شیرپوینت جایی هستند که تمام فایل ها و پوشه های “Teams” در آن ذخیره می شوند. سایت های SharePoint جایی هستند که تمام ضبط های Teams در آن ذخیره می شوند. سایت شیرپوینت همچنین دارای یک نوت بوک OneNote است که احتمالاً در Teams برای صورت جلسات کنفرانس ها از آن استفاده می کنید.
شیرپوینت ابزاری همه کاره
معمولاً به دلیل وجود طیف گسترده ای از قابلیت هایی که در SharePoint وجود دارد، این پلتفرم می تواند به هر چیزی که می خواهید تبدیل شود. برخی از کاربران شیرپوینت را یک سیستم مدیریت اسناد می دانند. برخی ترجیح می دهند از شیرپوینت برای جنبه اینترانت و یا ارتباطات استفاده کنند. چیزی که مسلم است این است که SharePoint بخشی جدایی ناپذیر از ارتباطات و همکاری در سراسر اکوسیستم آفیس (مایکروسافت) 365 است و خواهد بود.
ادغام شیرپوینت با آفیس 365
در سال 2012، با نسخه 2013 شیرپوینت، مایکروسافت، شیرپوینت را “در فضای ابری” به عنوان بخشی از آفیس 365 در دسترس قرار داد. در اصل، این بدان معنا بود که شرکت ها دیگر مجبور به خرید سرور و نصب و پیکربندی شیرپوینت در محیط های شخصی خود نیستند. شیرپوینت از طریق آفیس 365 به عنوان یک “سرویس اشتراکی” در دسترس قرار می گیرد، درست مانند سایر برنامه ها (Google Apps، Dropbox، Salesforce و غیره). این حرکت، شیرپوینت را برای بسیاری از مشاغل کوچک که بودجه زیادی برای تهیه سرورهای شیرپوینت و استخدام افراد متخصص برای نگهداری و پشتیبانی از سرور را نداشتند، قابل دسترسی و مقرون به صرفه کرد.
هنگامی که شیرپوینت در فضای ابری به عنوان بخشی از آفیس 365 در دسترس قرار گرفت، نام آن به شیرپوینت آنلاین تغییر کرد. شیرپوینت آنلاین هیچ نسخه ای ندارد و از زمان ادغامش با آفیس 365 در سال 2012 به همین نام خوانده می شود. از آنجایی که اکنون بخشی از فضای ابری است، مایکروسافت دائماً تغییرات و به روز رسانی هایی را در آن اعمال می کند بدون اینکه شما حتی از این موضوع مطلع باشید.
تفاوت BPMS و شیرپوینت چیست؟
گاهی اوقات، اصطلاحات BPMS و شیرپوینت با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند. بنابراین، مدیران کسب‌وکار باید با دقت نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنند؛ چرا که یک اشتباه کوچک می‌تواند هزینه‌های مالی و زمانی قابل توجهی را به دنبال داشته باشد. بنابراین باید با BPMS و شیرپوینت و تفاوت های آن‌ها آشنا شوید.
BPMS (Business Process Management System) یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را طراحی، اجرا، مدیریت و بهینه‌سازی کنند. BPMS شامل ابزارها و تکنیک‌هایی برای مدل‌سازی، نظارت و تحلیل فرآیندها می‌باشد و از طریق اتوماسیون کارها و بهبود کارایی، به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.
اکنون که با BPMS و شیرپوینت آشنا شدید وقت آن است که به تفاوت‌های اصلی BPMS و شیرپوینت بپردازیم.
| تفاوت ها | BPMS | شیرپوینت |
|---|---|---|
| هدف اصلی | مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار | همکاری و مدیریت محتوا |
| اتوماسیون | تمرکز بر اتوماسیون فرآیندها و گردش کار | اتوماسیون محدود، بیشتر بر روی همکاری |
| مدل‌سازی | ابزارهای پیشرفته برای مدل‌سازی فرآیندها | امکانات پایه برای ایجاد و مدیریت وب‌سایت‌ها |
| نظارت و تحلیل | قابلیت‌های قوی برای نظارت و تحلیل عملکرد | امکانات محدود برای تحلیل داده‌ها |
| کاربرد | بهینه‌سازی عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری | تسهیل همکاری، ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری محتوا |
| پیاده‌سازی | نیاز به تخصص در فرآیندهای کسب‌وکار دارد | استفاده آسان برای کاربران غیرتخصصی |
| یکپارچگی | معمولاً با سیستم‌های دیگر برای اتوماسیون یکپارچه می‌شود | قابلیت یکپارچگی با دیگر محصولات مایکروسافت |
| رویکرد | مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان با ابزارهای مختلف | ارائه فعالیت‌های از پیش تعریف‌شده برای رعایت وظایف و گردش کار |
| انجام فعالیت‌های تکراری | توانایی انجام فعالیت‌های تکراری پرسنل سازمان | عدم توانایی در انجام وظایف تکراری |
| هماهنگی با نرم‌افزارهای دیگر | هماهنگی و ارتباط بالا با سایر نرم‌افزارهای سازمانی | ضعف در هماهنگی و ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر |
| سیستم ارجاعات | ارجاعات پیچیده و چند مرحله‌ای بر اساس قوانین کسب‌وکار | ارجاعات ساده (تک مرحله‌ای) و گزارش‌گیری ضعیف |
| ذخیره اطلاعات | ذخیره اطلاعات به‌صورت مهندسی‌شده | عدم ساختارمندی در ذخیره‌سازی اطلاعات |
| داده‌کاوی | داده‌کاوی پیشرفته و استخراج گزارشات حرفه‌ای | گزارش‌گیری غیرحرفه‌ای و آماتور |
| Versioning | امکان اعمال تغییرات جدید در فرآیند | عدم امکان تغییرات جدید در فرآیند |
نتیجه گیری
Microsoft SharePoint یک پلتفرم قدرتمند است که برای مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری گروهی در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شود. این پلتفرم امکانات گسترده‌ای برای مدیریت اسناد، ایجاد پورتال‌های وب، همکاری گروهی و اتصال به سیستم‌های خارجی فراهم می‌کند. با استفاده از شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای کاری خود را بهبود داده و به صورت هماهنگ و تیمی در محیطی مشترک کار کنند. امیدواریم این مقاله برایتان به اندازه کافی مفید بوده باشد. همچنین برای دریافت اطلاعات تخصصی تر توصیه می کنیم مقاله “اکتیو دایرکتوری چیست” را مطالعه کنید.
