شروع پروژه شیرپوینت یکی از مهم ترین مراحل در پیاده سازی این پلتفرم قدرتمند است که می تواند تحول عظیمی در نحوه مدیریت اطلاعات و همکاری های سازمانی ایجاد کند. شیرپوینت به عنوان یک ابزار مدیریت محتوا و همکاری آنلاین، با امکانات فراوان خود می تواند به بهبود فرآیندهای کاری و افزایش بهره وری در تیم ها کمک کند. اما برای بهره برداری کامل از قابلیت های این ابزار، لازم است که مراحل شروع پروژه شیرپوینت به درستی انجام شود. این مراحل شامل تنظیمات اولیه، طراحی ساختار سایت ها، و تعیین نقش ها و مجوزها است. در این مطلب، به بررسی گام به گام این فرایند پرداخته می شود تا شما بتوانید با اطمینان و آگاهی به راه اندازی و استفاده از شیرپوینت بپردازید.
فهرست مطالب
شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت (SharePoint) یک پلتفرم جامع از مایکروسافت است که به سازمان ها و شرکت ها کمک می‌کند تا اطلاعات خود را به شیوه ای مؤثرتر مدیریت کرده و فرآیندهای همکاری خود را تسهیل کنند. این ابزار برای مدیریت اسناد، ایجاد وب سایت های سازمانی، اشتراک‌گذاری فایل ها و همکاری آنلاین طراحی شده است.
شیرپوینت از امکانات گسترده ای برای ساخت کتابخانه های اسناد، فهرست ها، فرایندهای کاری و انجمن های آنلاین برخوردار است. یکی از ویژگی های برجسته شیرپوینت، امکان ایجاد یک محیط کاری یکپارچه است که کاربران می توانند از آن برای انجام پروژه ها و وظایف گروهی استفاده کنند.
شروع پروژه شیرپوینت می تواند شامل مراحل مختلفی از جمله طراحی و تنظیمات اولیه، تخصیص مجوزها، و پیاده سازی فرایندهای خودکار باشد. این پلتفرم به مدیران این امکان را می دهد که ساختار دقیق و متناسب با نیازهای سازمان خود را طراحی کرده و در آن محیطی مناسب برای ذخیره و دسترسی به اطلاعات فراهم کنند. به علاوه، شیرپوینت قابلیت یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت مانند آفیس 365 را نیز دارد که باعث می شود بهره برداری از این پلتفرم به طور چشم‌گیری افزایش یابد.
در نتیجه، شیرپوینت یک ابزار قدرتمند است که می تواند به سازمان ها کمک کند تا به راحتی اطلاعات خود را مدیریت کرده و ارتباطات و همکاری های تیمی را بهبود بخشند. برای شروع پروژه شیرپوینت، نیاز است که مراحل تنظیمات اولیه به دقت انجام شود تا از تمامی امکانات این پلتفرم بهره برداری بهینه صورت گیرد.
راهنمای شروع پروژه شیرپوینت
در ادامه قصد داریم یک راهنمای جامع برای شروع پروژه شیرپوینت ارائه کنیم. اگر گام به گام با ما همراه باشید، می‌توانید بهترین خروجی را از این پلتفرم قدرتمند دریافت کنید. شروع پروژه شیرپوینت نیازمند برنامه ریزی دقیق و آشنایی با مراحل مختلف است تا بتوانید به طور مؤثر از تمامی قابلیت های آن بهره برداری کنید.
مراحل طراحی سایت با شیرپوینت شامل ایجاد ساختار مناسب، تنظیمات دسترسی و مدیریت اطلاعات می شود. با توجه به نیازهای خاص سازمان شما، می توانید سایت های داخلی و ابزارهای همکاری ایجاد کنید. مهم ترین مرحله از شروع پروژه شیرپوینت، تنظیمات اولیه است که شامل تعریف ساختار سایت، تخصیص مجوزها و پیکربندی اجزای مختلف است.
در ادامه، این مرحله را به طور کامل توضیح خواهیم داد تا بتوانید پروژه خود را به بهترین شکل آغاز کنید. البته قبل از هر چیز برای شروع پروژه شیرپوینت شما به یک سری پیش نیازها احتیاج دارید که در ادامه این موارد را در اختیارتان قرار می دهیم.
پیش نیازهای نصب شیرپوینت
پیش‌نیازهای نصب شیرپوینت به شرح زیر است:
- سیستم عامل:
- Windows Server 2016 یا بالاتر
- Windows Server 2019 یا بالاتر
- SQL Server:
- SQL Server 2016 یا بالاتر
- SQL Server 2019 یا بالاتر
- نرم افزارهای لازم:
- NET Framework 4.8 یا بالاترMicrosoft Visual C++ 2017 Redistributable یا بالاتر
- PowerShell 5.1 یا بالاتر
- سرویس های ویندوز:
- IIS (Internet Information Services)
- Web Deployment Agent Service
- Windows Process Activation Service (WAS)
- پیکربندی شبکه و DNS
- پیکربندی صحیح DNS
- اتصال شبکه پایدار
- حساب های کاربری:
- حساب کاربری مدیریتی برای نصب
- حساب های مخصوص SharePoint Farm
- فضای دیسک:
- فضای کافی برای نصب و ذخیره داده ها و دیتابیس ها
- مرورگر:
- مرورگرهای مدرن Microsoft Edge، Google Chrome، Firefox برای دسترسی به سایت ها.
در ادامه مراحل شروع پروژه شیرپوینت را شرح می دهیم.
1. ایجاد سایت جدید
ایجاد سایت جدید در شیرپوینت اولین گام در راه اندازی یک پروژه است. برای شروع، شما باید تصمیم بگیرید که نوع سایت مورد نیاز شما چیست. شیرپوینت دو نوع اصلی سایت ارائه می دهد: سایت های گروهی (Team (Sites و سایت های ارتباطی .(Communication Sites)
سایت های گروهی برای همکاری تیمی و اشتراک‌گذاری فایل ها و اطلاعات به طور روزمره طراحی شده اند، در حالی که سایت های ارتباطی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات با مخاطبان گسترده تر و برای انتشار اخبار و محتواهای عمومی مناسب هستند.
بعد از انتخاب نوع سایت، باید یک نام برای آن انتخاب کنید و تنظیمات مختلفی مانند زبان، منطقه زمانی و ویژگی های سایت را پیکربندی کنید. همچنین، می‌توانید از قالب های آماده برای ایجاد ساختارهای خاص استفاده کنید که شامل صفحات مختلف، فهرست ها و کتابخانه ها است. این مرحله پایه‌گذار ساختار کلی پروژه شما در شیرپوینت خواهد بود.
2. تنظیمات کاربران و مجوزها
تنظیمات کاربران و مجوزها در شیرپوینت برای مدیریت دسترسی به اطلاعات و منابع سایت بسیار مهم است. در این مرحله، باید نقش ها و سطوح دسترسی کاربران را تعیین کنید. به عنوان مثال، می توانید کاربران را به عنوان مدیر، مشارکت‌کننده یا مشاهده‌کننده تنظیم کنید. این تنظیمات به شما این امکان را می دهد که کنترل دقیقی بر روی دسترسی به محتوای مختلف سایت داشته باشید. در یک پرتال سازمانی، این مدیریت دسترسی بسیار حیاتی است، زیرا اطلاعات باید فقط برای افرادی که مجوز دارند، در دسترس باشد. با تخصیص مجوزهای مناسب، امنیت داده ها و اطلاعات سازمان حفظ می شود.
3. ساخت کتابخانههای اسناد و فهرست ها
ساخت کتابخانههای اسناد و فهرست ها در شیرپوینت به شما این امکان را می دهد که محتوای سایت خود را به طور مؤثر سازمان دهی کنید. کتابخانه های اسناد فضاهایی برای ذخیره و مدیریت فایل ها هستند و به شما این امکان را می دهند که اسناد را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید و تغییرات را پیگیری کنید. فهرست ها نیز برای ذخیره سازی داده های ساختاریافته مانند اطلاعات پروژه ها، مشتریان یا وظایف استفاده می شوند. با ایجاد این کتابخانه ها و فهرست ها، می توانید دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مورد نیاز کاربران در پرتال سازمانی را فراهم کنید.
4. پیکربندی صفحات سایت
پیکربندی صفحات سایت در شیرپوینت به شما این امکان را می دهد که ظاهر و ساختار سایت خود را متناسب با نیازهای سازمان طراحی کنید. شما می‌توانید صفحات مختلف ایجاد کرده و Web Parts را برای نمایش محتوا، اخبار، گرافیک یا داده ها اضافه کنید. این صفحات می توانند برای ارتباطات داخلی تیم ها یا انتشار اطلاعات به کاربران مختلف استفاده شوند. با طراحی مناسب صفحات، پرتال سازمانی شما جذاب تر و کارآمدتر خواهد بود.
5. مدیریت فرایندهای کاری
پنجمین گام در شروع پروژه شیرپوینت، مدیریت فرایندهای کاری (Workflows) است که یکی از قابلیت های قدرتمند شیرپوینت نیز محسوب می شود. این قابلیت به شما امکان می دهد تا فرآیندهای تکراری و وظایف مختلف را به صورت خودکار انجام دهید. با استفاده از این ویژگی، می توانید جریان های کاری مانند تایید اسناد، ارسال اعلان ها، یا مدیریت وظایف تیمی را تعریف کرده و به طور خودکار اجرا کنید. این کار باعث افزایش بهره وری، کاهش خطاها و صرفه جویی در زمان می شود. برای هر فرایند، می توانید مراحل و اقدامات مختلفی را پیکربندی کنید تا جریان کار به طور روان و بدون وقفه پیش برود.
6. تنظیمات جستجو
تنظیمات جستجو در شیرپوینت به شما این امکان را می دهد که اطلاعات سایت خود را به طور مؤثرتر و سریع تر پیدا کنید. با پیکربندی سیستم جستجو، می توانید نحوه جستجو در اسناد، فهرست ها، صفحات و سایر محتوای سایت را سفارشی کنید. این تنظیمات شامل تعریف فیلترها، تخصیص مجوزها برای جستجو در محتواهای خاص، و بهینه سازی نتایج جستجو برای نمایش اطلاعات مرتبط تر است. با تنظیمات جستجوی دقیق، کاربران می توانند به راحتی و سریع به اطلاعات مورد نظر در پرتال سازمانی دسترسی پیدا کنند، که موجب افزایش کارایی و کاهش زمان جستجو می شود.
7. تنظیمات امنیتی و حریم خصوصی
تنظیمات امنیتی و حریم خصوصی در شیرپوینت برای حفظ امنیت داده ها و اطلاعات حساس سازمان اهمیت زیادی دارد. همانطور که گفته شد شما می توانید با تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کاربران، کنترل دقیقی روی دسترسی به محتوا و منابع سایت داشته باشید. این تنظیمات شامل تعریف مجوزها برای مشاهده، ویرایش یا حذف اسناد و داده ها است. همچنین، می‌توانید سیاست های حریم خصوصی را تنظیم کرده و اطمینان حاصل کنید که تنها افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند. این مراحل به حفاظت از اطلاعات در پرتال سازمانی و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز کمک می‌کند.
8. یکپارچگی با سایر ابزارها در شیرپوینت
آخرین گزینه در مراحل شروع پروژه شیرپوینت، ایجاد یکپارچگی با سایر ابزارهاست. یکپارچگی با سایر ابزارها در شیرپوینت به شما این امکان را می دهد که این پلتفرم را به طور موثر با ابزارهای دیگری مانند آفیس 365، مایکروسافت تیمز و Outlook ترکیب کنید. این یکپارچگی ها باعث می شود که تبادل اطلاعات، همکاری و مدیریت پروژه ها آسان تر شود. برای مثال، می توانید اسناد ذخیره شده در شیرپوینت را به طور مستقیم در آفیس ویرایش کنید یا جلسات و وظایف را در تیمز با استفاده از داده های شیرپوینت مدیریت کنید. این ارتباطات، بهره وری و کارایی تیم ها را افزایش می دهد و موجب یک تجربه کاری یکپارچه تر می شود.
