شیرپوینت چیست؟ همه چیز درباره Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint یکی از محبوب‌ترین سیستم‌های مدیریت محتوا و همکاری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. این پلتفرم توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است و قابلیت‌های متنوعی برای مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات، همکاری گروهی و ایجاد پورتال‌های وب را فراهم می‌کند. در این مقاله قصد داریم ویژگی ها و قابلیت های شیرپوینت را به شما معرفی کنیم.

معرفی شیرپوینت

شیرپوینت یک سیستم مدیریت محتوا و همکاری است که توسط مایکروسافت توسعه داده شده است. این پلتفرم به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا اسناد، اطلاعات و داده های خود را مدیریت کنند، همکاری گروهی را آسان تر کنند و فرایندهای کاری را بهبود بخشند. SharePoint مبتنی بر فناوری وب و استانداردهای صنعتی است و قابلیت‌های متنوعی از جمله مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات، ایجاد پورتال‌های وب و همکاری گروهی را فراهم می‌کند.

یکی از ویژگی‌های برجسته SharePoint، قابلیت ایجاد سایت‌های داخل سازمانی است. کاربران این مجموعه نرم افزاری می‌توانند سایت‌های مخصوص خود را بر اساس نیازهای سازمانی خود ایجاد کنند. این سایت‌ها می‌توانند شامل صفحات وب، لیست‌ها، کتابخانه‌های اسناد و ابزارهای دیگری باشند که به کاربران کمک می‌کنند تا اطلاعات خود را منظم کنند و با همکاران خود راحت تر ارتباط برقرار کنند. همچنین، شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد تا پورتال‌های سازمانی ای را ایجاد کنند که شامل اخبار، اطلاعیه‌ها، برنامه‌ها، سرویس‌های داخلی و خارجی و ابزارهای کاربردی دیگری هستند.

SharePoint دارای قابلیت‌های مدیریت فایل ها و اطلاعات پیشرفته ای است. کاربران به راحتی می‌توانند اسناد را در کتابخانه‌های اسناد ذخیره کرده و سازماندهی کنند. همچنین، امکانات دیگری از جمله نسخه‌بندی، مشخص کردن مجوزها و دسترسی‌ها، جستجوی پیشرفته و تاریخچه تغییرات نیز در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

علاوه بر این ها SharePoint قابلیت‌های قدرتمندی برای اشتراک‌گذاری و استفاده مشترک از فایل‌ها و اطلاعات را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند فایل‌ها و اطلاعات را با همکاران خود به سادگی به اشتراک بگذارند و بر روی آن‌ها همزمان کار کنند. امکان ویرایش همزمان، نظارت بر تغییرات و ارسال اعلان‌ها نیز در این پلتفرم وجود دارد.

علاوه بر این، SharePoint ارتباطات و همکاری گروهی را تسهیل می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از ابزارهایی مانند تیم‌سایت‌ها، گفتگوها، نظردهی‌ها و جلسات آنلاین، با همکاران خود در ارتباط باشند و پروژه‌ها و وظایف را مدیریت کنند. همچنین، شیرپوینت قابلیت‌هایی برای ایجاد و مدیریت فرآیندهای کاری ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند فرایندهای کاری خود را به صورت خودکار سازماندهی کنند، وظایف را به کارمندان تخصیص دهند و حتی آن وظایف را پیگیری کنند و گزارش‌های مربوط به پیشرفت کار خود را تولید و بررسی کنند.

SharePoint همچنین دارای قابلیت‌های امنیتی قدرتمندی است. می‌توان برای کاربران و گروه‌ها سطوح دسترسی و مجوزها را تنظیم کرد تا فقط افراد مجاز به اطلاعات حساس و منابع سازمانی دسترسی داشته باشند. همچنین، شیرپوینت از رمزنگاری اطلاعات و سیاست‌های امنیتی پیشرفته ای برای محفاظت کردن از اطلاعات سازمانی استفاده می‌کند.

با توجه به اینکه SharePoint یک پلتفرم بسیار گسترده است، باید بدانید که قابلیت‌ها و کاربردهای آن بسیار متنوع هستند. از تیم‌های کوچک و متوسط گرفته ​​تا سازمان‌های بزرگ، همه می توانند از این پلتفرم استفاده کنند. شیرپوینت قابلیت‌هایی را برای مدیریت و همکاری در سطح سازمانی نیز فراهم می‌کند. همچنین، می‌توان با استفاده از افزونه‌ها و توسعه‌های سفارشی، SharePoint را به نیازهای خاص سازمان خود تطبیق داد و حتی قابلیت‌های بیشتری را به آن اضافه کرد.

نسخه های SharePoint

قبل از اینکه توضیح دهیم SharePoint برای چه مواردی استفاده می شود، فکر می کنم دانستن مقداری از تاریخچه این پلتفرم مهم است. SharePoint از سال 2001 وارد بازار شد. از آن زمان تا الان، این پلتفرم تغییرات زیادی داشته است و دستخوش اصلاحات زیادی شده است. هر بار که مایکروسافت شیرپوینت را اصلاح می کرد، آن را با نسخه های مشخصی معرفی می کرد. به عنوان مثال، SharePoint 2003، SharePoint 2007، SharePoint 2010، SharePoint 2013، SharePoint 2016 و SharePoint 2019. ما اکنون شیرپوینت آنلاین را نیز داریم که بخشی از آفیس 365 است.

ویژگی ها و قابلیت‌های شیرپوینت

شیرپوینت دارای قابلیت‌های متنوعی است که به کاربران امکان مدیریت محتوا، همکاری گروهی و انجام فعالیت‌های تجاری را می‌دهد. در این بخش به برخی از قابلیت‌های مهم SharePoint اشاره می‌کنیم.

مدیریت اسناد و محتوا: SharePoint به کاربران امکان می‌دهد اسناد و محتوای مختلف را مدیریت کنند. این قابلیت شامل سازماندهی، ذخیره، جستجوی پیشرفته و به اشتراک گذاری اسناد و فایل‌ها است. کاربران می‌توانند کتابخانه‌های اسناد را ایجاد کنند و با استفاده از قابلیت‌هایی از جمله نسخه‌بندی، تخصیص مجوزها و اطلاعات تکمیلی، اسناد را مدیریت کنند.

اشتراک‌گذاری و همکاری: با شیرپوینت، کاربران می‌توانند به سادگی فایل‌ها و اطلاعات را با همکاران خود به اشتراک بگذارند و همزمان روی آن ها کار کنند. این قابلیت شامل ویرایش همزمان فایل ها، نظارت بر تغییرات، ارسال اعلان‌ها و ایجاد گفتگوها برای بحث و بررسی است.

ساخت وب سایت‌ها و پورتال‌های داخل سازمانی: SharePoint به کاربران امکان می‌دهد سایت‌های داخلی را ایجاد کنند. این سایت‌ها می‌توانند شامل صفحات وب، لیست‌ها، کتابخانه‌های اسناد و ابزارهای دیگری باشند که به کاربران کمک می‌کنند تا اطلاعات خود را منظم کنند و با همکاران خود ارتباط برقرار کنند. کاربران این پلتفرم همچنین، می‌توانند پورتال‌های سازمانی ای را ایجاد کنند که شامل بخش هایی از جمله اخبار، اطلاعیه‌ها، برنامه‌ها، سرویس‌ها و ابزارهای کاربردی دیگر هستند.

ارتباطات و همکاری گروهی: شیرپوینت قابلیت‌های متنوعی برای ارتباط و همکاری گروهی فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از تیم‌سایت‌ها، گفتگوها، نظردهی‌ها و جلسات آنلاین، با همکاران خود در ارتباط باشند و پروژه‌ها و وظایف را مدیریت کنند. همچنین، قابلیت‌های برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف نیز در SharePoint وجود دارد.

مدیریت فرآیند‌ها: شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت کنند. با استفاده از قابلیت‌هایی مانند لیست‌ها، جریان‌کارها و اعلان‌ها، می‌توانند فرآیندهای سازمانی را بهبود بخشند، کنترل کنند و اطلاعات مرتبط را به صورت هماهنگ در دسترس کاربران قرار دهند.

امنیت و مدیریت دسترسی: SharePoint امکاناتی برای مدیریت امنیت و دسترسی به اطلاعات فراهم می‌کند. با استفاده از سطوح دسترسی، مجوزها و تعیین نقش‌ها، می‌توان کنترل دسترسی کاربران به اطلاعات را مدیریت کرد و از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس جلوگیری کرد.

تحلیل و ارائه گزارشات: شیرپوینت امکان تحلیل داده‌ها و ایجاد گزارشات تجاری را نیز فراهم می‌کند. با استفاده از ابزارهای گزارش‌دهی و تحلیلی SharePoint، کاربران می‌توانند اطلاعات مربوط به عملکرد سازمان خود را به صورت گسترده و تحلیلی مشاهده کنند و گزارش‌هایی با کیفیت بالا ایجاد کنند.

یکپارچگی و ادغام با برنامه‌های دیگر: شیرپوینت با برخی از برنامه‌های دیگر Microsoft مانند اکسل، ورد، اوت‌لوک و دیگر ابزارها به خوبی یکپارچه و ادغام می‌شود. همچنین، SharePoint قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها و برنامه‌های سفارشی را نیز دارد.

این ها فقط برخی از قابلیت‌های SharePoint هستند و این سیستم دارای قابلیت‌های بسیار گسترده‌تری است که به کاربران کمک می‌کند تا محتوا و فعالیت‌های کسب و کار خود را مدیریت کنند و همکاری و ارتباطات را بهبود بخشند. البته قبل از وارد شدن به این مبحث بد نیست بدانید که این پلتفرم برای یکپارچه سازی سازمان ها، بر روی یک سرور قرار می گیرد. اگر هنوز نمی دانید که برای چنین پلتفرمی هاست لینوکسی مناسب تر است یا هاست ویندوزی، توصیه می کنیم مقاله تفاوت هاست ویندوزی با لینوکسی رو مطالعه کنید.

شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟

به غیر از قابلیت های ذکر شده در بالا، ممکن است جالب باشد که بدانید SharePoint دقیقا برای چه چیز هایی استفاده می شود. عملکردهای اصلی قدرتمندی که از روز اول در این پلتفرم وجود داشته است، تنها چیزی نیست که شیرپوینت به خاطر آن برتری دارد.

مدیریت فایل ها

این احتمالاً اولین چیزی است که وقتی به شیرپوینت فکر می کنید به ذهنتان می رسد. SharePoint از زمان ظهورش در سال 2001 دارای قابلیت های مدیریت اسناد قدرتمندی بوده است. البته این قابلیت فقط ذخیره سازی فایل ها و پوشه ها نیست. این پلتفرم تمام ویژگی‌هایی که از یک سیستم مدیریت فایل انتظار داریم را دارد و این ویژگی ها شامل تاریخچه نسخه های فایل ها، ورودی/خروجی فایل ها، نوشتن و ادیت کردن مشترک و اشتراک‌گذاری خارجی ایمن فایل ها است.

علاوه بر این، یکی از مواردی که شیرپوینت را در مقایسه با سایر سیستم‌های مدیریت فایل ابری مانند Dropbox و Google Drive منحصر به فرد و فوق‌العاده جذاب می‌کند این است که می‌توانید ابرداده‌های سفارشی برای مرتب‌سازی، گروه‌بندی و فیلتر کردن اسناد و بهبود تجربه جستجو ایجاد کنید.

ساخت لیست های سفارشی

گاهی اوقات لازم است لیستی از اطلاعاتی را که معمولاً در اکسل ذخیره می کنید، مانند لیست پروژه ها، لیست مخاطبین، لیست مشکلات، ردیابی داده ها و غیره ذخیره کنید. از همان ابتدا، حتی در نسخه‌های اولیه شیرپوینت، می‌توانستیم لیست‌های سفارشی ایجاد کنیم. حتی با این که مایکروسافت چند سال پیش یک برنامه جداگانه به نام Lists منتشر کرد، هنوز هم همه قابلیت های آن در SharePoint وجود دارند. بنابراین تمام موارد امنیتی و دسترسی پذیری به لیست ها نیز توسط امنیت قدرتمند این پلتفرم کنترل می شوند.

اینترانت شیرپوینت

این احتمالاً برجسته ترین موردی است که در آن می توان از شیرپوینت استفاده کرد. به هر حال شیرپوینت یک وب سایت سازمانی گسترده است. بنابراین بسیاری از سازمان‌ها از SharePoint برای ایجاد پورتال‌های جذاب و کاربرپسند اینترانت استفاده می‌کنند تا اطلاعات را تا حدودی ثابت تر و دائمی‌تر از Teams یا Yammer به اشتراک بگذارند و ذخیره کنند. نمونه‌هایی از این اطلاعات شامل اخبار و اطلاعیه‌ها، تقویم یا رویدادها، لینک ها، صفحات محتوا، ویدئوها، داشبوردها و غیره است.

پایگاه دانش ویکی

شیرپوینت به خودی خود یک ابزار اختصاصی ویکی نیست، اما می توان آن را پیکربندی و سفارشی کرد تا با آن ادغام شود. با SharePoint مدرن، ما برخی از قابلیت‌های فوق‌العاده ویرایش صفحه را داریم که امکان برچسب‌گذاری ابرداده‌ها را در صفحات و توانایی ایجاد قالب‌های صفحه و پر کردن آن‌ها با متن، تصاویر و ویدیوها فراهم می‌کند.

ستون فقرات Microsoft Teams

استفاده از شیرپوینت اغلب برای کسانی مفید است که از برنامه Microsoft Teams استفاده می کنند. زمانی که اپلیکیشن Teams در سال ۲۰۱۷ در دسترس عموم قرار گرفت، امکان چت و کنفرانس ویدیویی مداوم را فراهم کرد. با این حال، در پشت صحنه، Teams توسط SharePoint پشتیبانی می شود.

هر بار که یک تیم در Teams ایجاد می کنید، یک سایت شیرپوینت جدید برای ذخیره اسنادی که در کانال های Teams ذخیره می کنید ایجاد می شود. هر بار که یک کانال خصوصی یا یک کانال اشتراکی ایجاد می کنید، یک سایت SharePoint جدید نیز ایجاد می شود. در واقع آن دسته از سایت‌های شیرپوینت که برای پشتیبانی از فعالیت‌های شما در Teams ایجاد می‌شوند، خیلی خوب کار می‌کنند. سایت های شیرپوینت جایی هستند که تمام فایل ها و پوشه های “Teams” در آن ذخیره می شوند. سایت های SharePoint جایی هستند که تمام ضبط های Teams در آن ذخیره می شوند. سایت شیرپوینت همچنین دارای یک نوت بوک OneNote است که احتمالاً در Teams برای صورتجلسات کنفرانس ها از آن استفاده می کنید.

سیستم مدیریت محتوای شیرپوینت

اگرچه برخی از قابلیت ها و ویژگی‌ها در طول سال‌ها از شیرپوینت حذف شده‌اند، اما هنوز هم یک سیستم مدیریت محتوای عالی است که دارای اصلی‌ترین و قوی‌ترین ویژگی‌هایی است که در چنین پلتفرمی نیاز دارید. معمولاً به دلیل وجود طیف گسترده ای از قابلیت هایی که در SharePoint وجود دارد، این پلتفرم می تواند به هر چیزی که می خواهید تبدیل شود. برخی از کاربران شیرپوینت را یک سیستم مدیریت اسناد می دانند. برخی ترجیح می دهند از شیرپوینت برای جنبه اینترانت و یا ارتباطات استفاده کنند. چیزی که مسلم است این است که SharePoint بخشی جدایی ناپذیر از ارتباطات و همکاری در سراسر اکوسیستم آفیس (مایکروسافت) 365 است و خواهد بود.

ادغام با آفیس 365

در سال 2012، با نسخه 2013 شیرپوینت، مایکروسافت، شیرپوینت را “در فضای ابری” به عنوان بخشی از آفیس 365 در دسترس قرار داد. در اصل، این بدان معنا بود که شرکت ها دیگر مجبور به خرید سرور و نصب و پیکربندی شیرپوینت در محیط های شخصی خود نیستند. شیرپوینت از طریق آفیس 365 به عنوان یک “سرویس اشتراکی” در دسترس قرار گرفت، درست مانند سایر برنامه ها (Google Apps، Dropbox، Salesforce و غیره). این حرکت شیرپوینت را برای بسیاری از مشاغل کوچک که بودجه زیادی برای تهیه سرورهای شیرپوینت و استخدام افراد متخصص برای نگهداری و پشتیبانی از سرور را نداشتند، قابل دسترسی و مقرون به صرفه کرد.

هنگامی که شیرپوینت در فضای ابری به عنوان بخشی از آفیس 365 در دسترس قرار گرفت، نام آن به شیرپوینت آنلاین تغییر کرد. شیرپوینت آنلاین هیچ نسخه ای ندارد و از زمان ادغامش با آفیس 365 در سال 2012 به همین نام خوانده می شود. از آنجایی که اکنون بخشی از فضای ابری است، مایکروسافت دائماً تغییرات و به روز رسانی هایی را در آن اعمال می کند بدون اینکه شما حتی از این موضوع مطلع باشید.

SharePoint Online در مقابل SharePoint On-Premises

اگرچه شیرپوینت در سال 2012 در فضای ابری در دسترس قرار گرفت، برنامه شیرپوینت هنوز در نسخه داخلی موجود است (شیرپوینت 2019 آخرین نسخه داخلی آن است). تعداد استفاده از این نسخه با گذشت سال‌ها به دلیل هزینه‌ها و مزایای بهره‌وری فراوان موجود در فضای ابری کمتر می‌شود. اما با توجه به نیاز سازمان ها، هنوز هم بسیاری از سازمان ها هستند که ترجیح می دهند از نسخه غیر ابری این پلتفرم استفاده کنند.

نتیجه گیری

Microsoft SharePoint یک پلتفرم قدرتمند است که برای مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری گروهی در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شود. این پلتفرم امکانات گسترده‌ای برای مدیریت اسناد، ایجاد پورتال‌های وب، همکاری گروهی و اتصال به سیستم‌های خارجی فراهم می‌کند. با استفاده از شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای کاری خود را بهبود داده و به صورت هماهنگ و تیمی در محیطی مشترک کار کنند. امیدواریم این مقاله برایتان به اندازه کافی مفید بوده باشد. همچنین برای دریافت اطلاعات تخصصی تر توصیه می کنیم مقاله “اکتیو دایرکتوری چیست” را مطالعه کنید.