VoIP مخفف Voice Over Internet Protocol به معنای پروتکل صدا از طریق اینترنت است. نام دیگری که در مورد این فناوری ممکن است شنیده باشید IP تلفن است. سیستم ویپ امکان انتقال پیام های صوتی از طریق اینترنت را فراهم می کند.
در این مقاله به معرفی کامل سیستم ویپ و مزایای آن می پردازیم. همچنین اجزای این سیستم را به طور کامل به شما معرفی می کنیم. با ما همراه باشید.
VoIP چیست؟
سیستم VoIP فرآیندی است که امکان انتقال پیام های صوتی را از طریق اینترنت فراهم می کند. به دلیل مزایای زیادی که VoIP دارد، بسیاری از کسب و کارهای آنلاین در حال سوئیچ از سرویس های قدیمی تلفن خود به سیستم ویپ هستند.
VoIP یک نوع تماس اینترنتی همانند چت یا ایمیل است که در بستر اینترنت انجام می شود. سیستم تلفن VoIP سیگنال های صوتی را به داده های دیجیتالی تبدیل می کند و آن ها را از طریق یک روتر در سراسر اینترنت ارسال می کند. تماس های VoIP می توانند گزینه های مختلفی همچون خطوط تلفن متعدد، پست صوتی، ارسال تماس، انتظار تماس، شناسه تماس گیرنده، تماس کنفرانسی و… داشته باشند.
یکی از مزیت های خوب سیستم ویپ ادغام با نرم افزارهایی مانند سیستم های CRM است که اطلاعات مشتری را در اختیار شما قرار می دهد. داشتن یک اتصال اینترنتی قوی و پایدار، رایانه ها، روترها، تلفن های SIP، سرور های VoIP و ارائه دهندگان خدمات VoIP همگی در کیفیت تماس VoIP نقش دارند.
سیستم ویپ (VoIP) چگونه کار می کند؟
همانطور که در بالاتر هم گفتیم VoIP اساسا با تبدیل سیگنال های آنالوگ به سیگنال های دیجیتال از طریق اینترنت کار می کند. بیایید کمی عمیق تر به این شیوه کارکرد نگاه کنیم:
ویپ با استفاده از فناوری های پروتکل کار می کند و SIP پروتکلی است که VoIP را فعال می کند. SIP یک پروتکل ارتباطی برای تماس های VoIP و سایر جلسات متنی و چند رسانه ای مانند پیام رسان فوری و ویدیویی است. ترانک SIP بر اساس پروتکل SIP، سرویسی است که به صورت مجازی از طریق اتصالات اینترنتی شما ایجاد شده و توسط ارائه دهندگان خدمات تلفنی اینترنت (ITSP) ارائه می شود و اتصال فیزیکی به یک شرکت تلفن را حذف می کند.
تجهیزات مورد نیاز برای استفاده از VoIP
تجهیزاتی که ممکن است برای استفاده از VoIP به آن نیاز داشته باشید عبارتند از:
سیستم های تلفن ویپ (PBX)
VoIP PBX یک سیستم تلفن تجاری است که تماس های تلفنی را از طریق شبکه داده LAN یا WAN شرکت برقرار می کند.
VoIP PBX می تواند در محل شرکت مستقر باشد یا اینکه بر مبنای سرویس های ابری کار کند. در صورت استقرار در محل، سخت افزار در دفتر یا مرکز داده شما نصب می شود، در حالی که سیستم PBX ابری به طور کامل از طریق اینترنت عمل می کند و کاملا توسط یک ارائه دهنده سرویس مدیریت می شود.
تلفن های VoIP یا تلفن های IP
تلفن های VoIP یا تلفن های IP، تلفن های فیزیکی هستند که می توانید با سیستم تلفن ویپ از آن ها استفاده کنید. از نظر بصری، تفاوت چندانی با تلفن های ثابت و سنتی که در خانه یا روی میز کار خود دارید، ندارند. به همین دلیل، کارمندان به سادگی با تلفن های VoIP جدید سازگار می شوند. تنها تفاوت اساسی تلفن های ویپ با تلفن های معمولی این است که این دستگاه ها (از طریق WiFi یا اترنت) به اینترنت متصل هستند. برای آسان سازی تماس ها از طریق شبکه به دستگاه ها آدرس IP اختصاص داده شده است.
تلفن همراه، کامپیوتر، دستگاه های متصل به شبکه
علاوه بر تلفن های IP، می توانید با استفاده از دستگاه تلفن همراه، رایانه و سایر دستگاه های متصل به شبکه خود به سیستم های تلفن ویپ دسترسی داشته باشید.
امروزه می توانید با استفاده از دستگاه های متصل به اینترنت، بدون نگرانی در مورد از دست دادن کیفیت تماس VoIP، در هر زمان و در هر مکان، تماس های تلفنی تجاری برقرار کنید. کارمندان دیگر نیازی به تلفن های رومیزی ثابت ندارند و می توانند از هر وسیله ای که انتخاب می کنند تماس بگیرند.
مزایای سیستم ویپ (VoIP) چیست؟
کسب و کارهای مدرن از سیستم تلفن ویپ مزایای زیادی به نسبت سیستم تلفن های قدیمی کسب می کنند. در ادامه بعضی از این مزایا را معرفی کرده ایم:
1- مقرون به صرفه بودن
VoIP یک راه حل مقرون به صرفه برای راه اندازی سیستم ارتباطی در سازمان هاست. به راحتی و با استفاده از اینترنت شرکت می توانید سیستم ویپ را راه اندازی کنید. در نتیجه هزینه تماس های داخلی شما به صفر و هزینه تماس های بین المللی تان تا حد زیادی کاهش پیدا می کند. در این حالت دیگر نیازی به نصب و نگهداری مداوم از خطوط تلفن قدیمی ندارید.
سیستم های VoIP داخلی و مبتنی بر ابر هر دو مقرون به صرفه هستند اما از نظر هزینه تفاوت هایی با هم دارند. برای راه اندازی یک سیستم ویپ داخلی هزینه را به طور یک باره پرداخت می کنید و نگران افزایش کارمزد نیستید، در نتیجه ماهانه هزینه کمتری پرداخت می کنید.
اما خدمات VoIP مبتنی بر ابر، معمولا از مدل OpEx با هزینه های ماهانه یا سالانه استفاده می کنند و نیازی به تجهیزات اولیه گران قیمت وجود ندارد.
2- نصب آسان سیستم ویپ
در مقایسه با سیستم های تلفن سنتی، نصب و پیکربندی سیستم های ویپ بسیار آسان تر است. سیستم های سنتی برای برقراری تماس نیاز به خطوط فیزیکی دارند، اما در سیستم تلفن VoIP خطوط فیزیکی حذف می شود. تنها کاری که باید انجام دهید این است که تلفن های IP را از طریق خطوط اترنت به شبکه شرکت متصل کنید.
3- صدایی با کیفیت بالا
زمانی که برای اولین بار سیستم های تلفن VoIP معرفی شدند، کیفیت تماس در آن ها رضایت بخش نبود. در حال حاضر به لطف پیشرفت پهنای باند و خود فناوی VoIP، کیفیت تماس ها بهبود پیدا کرده است. تا زمانی که اتصال اینترنتتان سریع و پایدار باشد، هیچ مشکلی نخواهید داشت.
4- انعطاف پذیری جغرافیایی
سیستم VoIP محدود به یک منطقه و ناحیه خاص نیست، بلکه می توانید آن را از محلی به محل دیگر منتقل کنید. کارکنان شرکت نیز (حتی آن هایی که در محل کار حضور ندارند) می توانند از هر نقطه ای به سیستم ویپ دسترسی داشته باشند.
با استفاده از این سیستم پیچیدگی های اداری تماس بین کارکنان کاهش پیدا می کند، همچنین با یک سرویس ابری می توانید چندین شرکت را در مناطق جغرافیایی مختلف به هم متصل کنید و آن را از هر مکانی مدیریت کنید.
5- مقیاس پذیری
مقیاس پذیری یکی از ویژگی های با ارزش برای هر کسب و کاری است؛ خصوصا زمانی که حجم کاری بالاست و نیاز است که این ترافیک زیاد، بر روی کیفیت عملکرد تاثیر منفی نداشته باشد.
VoIP یک راه حل مقیاس پذیر است که می تواند با توجه به کسب و کار شما رشد کند؛ به خصوص اگر از سرویس مبتنی بر ابر استفاده می کنید. زیرا انعطاف پذیری بیشتری با کاهش یا افزایش یک کسب و کار دارد.
در سیستم ابری ویپ، افزایش و کاهش افزونه های تلفن می تواند در لحظه انجام شود. کسب و کارها بدون خرید تجهیزات سخت افزاری اضافی یا خطوط اختصاصی جدید، می توانند اهداف خود را پیش ببرند. اگر کسب و کار شما به صورت فصلی است و یا اینکه به سرعت در حال رشد است، استفاده از سیستم VoIP مبتنی بر ابر می تواند برای کار شما مناسب باشد.
6- فراوانی ویژگی ها
خدمات VoIP ویژگی های زیادی را ارائه می کند که توسط سیستم های تلفن سنتی پشتیبانی نمی شوند، یا اینکه با هزینه های اضافی در دسترس هستند. برخی از ویژگی های این سیستم ممکن است به شرکت ها کمک کند تا نیازهای مهم ایمنی و امنیتی را فراهم کنند؛ از جمله توانایی اتصال به خدمات اضطراری در حین استفاده از ویپ.
برخی از این توانایی ها شامل موارد زیر می باشد:
انتقال (فوروارد) تماس
وقتی تماس گیرنده در دسترس نباشد، می توانید با استفاده از ویژگی “Call Forwarding” تماس را به مقصد دلخواه خود هدایت کنید. در نتیجه اگر کسی با تلفن میز شما تماس گرفت و در آن لحظه آنجا نبودید، می توانید تماس را به تلفن همراه خود هدایت کنید.
تلفن گویا
تلفن گویا حتی به کسب و کارهای کوچک کمک می کند تا خدمات مشتریان 24 ساعته را، بدون منابع انسانی پرهزینه به مشتریان ارائه دهند. وقتی مشتریان تماس می گیرند با یک صدای از پیش ضبط شده روبرو می شوند. تلفن گویا کمک می کند تا مشتری به داخلی مورد نظرش هدایت شود.
با استفاده از تلفن گویا می توانید خدمات مشتری را خودکار کنید تا به موقع پاسخگوی نیاز آن ها باشید. این کار تاثیر خوبی بر روی مشتریان می گذارد و تصویری حرفه ای از شرکت ایجاد می کند.
تماس گروهی
با این ویژگی می توانید تماس ها را بین کارکنان تقسیم کنید تا بهره وری تیم پشتیبانی بیشتر شود و در سریع ترین حالت ممکن، به تماس مشتریان پاسخ دهند.
صف انتظار
در این حالت به مشتری گفته می شود که در حال حاضر نماینده ای برای پاسخگویی در دسترس نیست و باید در صف انتظار، منتظر بمانند.
موسیقی در حال انتظار
گاهی اوقات برای انتقال به خط یا شخص دیگری باید منتظر بمانید، در این حین هیچکس از سکوت مطلق در پشت تلفن خوشش نمی آید. با استفاده از گزینه پخش موسیقی در زمان انتظار، می توانید این زمان را برای مشتریان قابل تحمل کنید.
ضبط تماس
سیستم های تلفن VoIP را می توان به گونه ای تنظیم کرد که به طور خودکار، هر مکالمه تلفنی انجام شده از طریق سیستم، از جمله تماس های ورودی و خروجی را شناسایی و ضبط کند.
سازمان ها با استفاده از ضبط تماس سعی می کنند تا اختلافاتی که ممکن است در آینده برایشان پیش بیاید را بررسی کنند، یا علت نارضایتی مشتریان را درک کنند.
چه زمانی باید تصمیم به استفاده از سیستم تلفن ویپ (VoIP) بگیرید؟
اگر قصد دارید که به سیستم VoIP تغییر حالت بدهید باید دو سوال اساسی از خود بپرسید:
- آیا سیستم تلفن فعلی شما دیگر قادر به پاسخگویی نیازهای تان نیست؟
- آیا در صورت استفاده از سیستم ویپ، کسب و کار شما بهتر می شود؟
موارد زیر نشان می دهند که زمان آن رسیده تا به سیستم VoIP مهاجرت کنید:
- برای تعمیرات، نگهداری و کارکنان بخش IT بیش از حد هزینه می کنید.
- در صورت داشتن یک هزینه اشتراک ثابت، می توانید بودجه بندی بهتری داشته باشید.
- باید به طور مداوم در حال تغییر مکان باشید.
- اگر CRM شما با سیستم تلفن تان کار می کند، وجود VoIP می تواند آن را کارآمدتر کند.
- در حال راه اندازی یک مرکز تماس هستید.
- استفاده از شماره های داخلی یا بین المللی به رشد کسب و کارتان کمک می کند.
