امروزه کسب و کارهایی که از سیستم VoIP استفاده می کنند رو به افزایش است. با نصب سیستم VoIP می توانید هزینه های خود را کاهش بدهید. برخی از کسب‌وکارها هنوز در استفاده از آن تردید دارند. آنها فکر می کنند که هزینه های سخت افزاری مقرون به صرفه نیست یا اینکه تنظیم این سیستم فرآیندی زمان بر و چالش برانگیز خواهد بود. اما اگر شرکت ارائه دهنده مناسب را بیابید، انتقال شما به یک سیستم تلفن ابری می تواند بسیار آسان باشد. در این مقاله قصد داریم به شما نشان دهیم که چگونه سیستم VoIP را برای کسب و کار خود راه اندازی کنید، هزینه های اولیه را کاهش دهید و از سیستم تلفن VoIP جدید خود بیشترین بهره را ببرید.
تفاوت سیستم VoIP با تلفن های معمولی
سیستم ویپ یا Voice over Internet Protocol ( VoIP ) با تلفن آنالوگ تفاوت های بسیاری دارد که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- نحوه اتصال
یک تلفن آنالوگ مستقیماً از طریق خطوط ثابت اختصاصی به شبکه تلفن عمومی سوئیچ شده (PSTN) متصل می شود. تماس های تلفنی توسط شرکت تلفن محلی تسهیل می شود و به طور موثر نیاز به اتصال مستقیم به جک تلفن دارد. اما تلفن های IP از طریق یک ارائه دهنده VoIP از طریق اینترنت به شبکه تلفن متصل می شوند.
- تبدیل صدا
در سیستم VOIP صدا به بسته های داده تبدیل می شود و آنها با استفاده از پروتکل اینترنت (IP) منتقل می شوند. سپس مرکز داده ارائه دهنده سیگنال ها را به آنالوگ تبدیل کرده و آنها را به PSTN منتقل می کند.
- عدم نیاز به تلفن ثابت
با نصب سیستم VoIP نیازی به تلفن ثابت اختصاصی ندارید و علاوه بر آن می توانید تمام کارکنان شرکت را با VoIP به یکدیگر ارتباط دهید. با یک سیستم تلفن سنتی، برای به اشتراک گذاشتن خدمات تلفنی با چندین کارمند، یک ( PBX ) در محل نیاز دارد.
به عبارت ساده تر، اگر ما بخواهیم با سیستمی به غیر از سیستم ویپ، بین کارمندان یک شرکت ارتباط تلفنی داخلی ایجاد کنیم، ناچار به استفاده از سیستم تلفن سانترال خواهیم بود که هم هزینه بر بوده و هم نیاز به سیم کشی زیادی دارد. اما اگر از سیستم ویپ استفاده کنیم، علاوه بر اینکه نیاز به سیمکشی مجدد نبوده و می توان از همان کابل های شبکه موجود یا امواج وای فای استفاده کرد، حتی نیاز به دستگاه تلفن نیز نبوده و می توان سیستم را بر بستر کامپیوترهای دسکتاپ و یا حتی موبایل شخصی، پیاده سازی کرد.
حال با دانستن تفاوت های این دو می توان به سراغ نصب سیستم Voip رفت!
اتصال شبکه و اینترنت
قبل از نصب سیستم VoIP موارد زیر را بررسی کنید:
ممکن است نگران میزان پهنای باند استفاده از VoIP باشید، اما یک قانون کلی وجود دارد. در سیستم ویپ هر خط تنها مجاز به آپلود و دانلود در حدود 100 کیلوبیت در ثانیه است.
اکثر ارائه دهندگان خدمات اینترنت در حال حاضر برنامه های تجاری خود را با سرعت گیگابیت را ارائه می دهند. بنابراین اتصال فعلی شما به احتمال زیاد به اندازه کافی برای یک سیستم تلفن VoIP سریع است و تنها برخی از اتصالات خانگی سرعت آپلود بسیار پایین تری دارند، مانند برخی از اتصالات DSL.
علاوه بر سرعت، مسائلی که بر کیفیت تماس VoIP تأثیر می‌گذارند اغلب به ناپایداری اتصال و قطع و وصل شدن اینترنت مربوط می شوند. برای اتصال شبکه و اینترنت می توانید سخت افزارها را نیز مورد بررسی قرار دهید. اگر روتر یا شبکه نتواند به خوبی در زمان اوج ترافیک کارایی لازم را داشته باشد، ممکن است صدای ناهنجار یا مشکلات دیگری مانند قطع تماس‌ها را تجربه کنید. در بیشتر مواقع Wi-Fi خوب کار می کند، اما اتصال سیمی همیشه بهتر است.
برای تست شبکه و شناسایی مشکلات احتمالی می توانید تست سرعت VoIP را انجام دهید. نتایج بدست آمده ایده خوبی در مورد اینکه آیا سرعت اینترنت شما اجازه نصب سیستم VoIP را می دهد یا خیر، به شما ارائه می کند.
همچنین می‌توانید پیکربندی کیفیت خدمات (QoS) را برای اولویت‌بندی بسته های VoIP و داده‌ها بررسی کنید. به این ترتیب، ترافیک صوتی بالاتر از ترافیکی مانند یوتیوب یا نتفلیکس قرار می گیرد و از تأخیر کمتری برخوردار خواهد بود.
نصب سیستم VoIP و انتخاب تجهیزات مناسب
از آنجایی که VoIP در چند سال اخیر پیشرفت های چشم گیری داشته است، برای استفاده از آن، تجهیزات مختلفی ارائه شده است که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- تلفن IP تخت شبکه
- مبدل آنالوگ دیجیتال
- سانترال های سخت افزاری و نرم افزاری
- کارت سخت افزاری برای انجام عملکرد سیستم تلفنی
- روتر
- و سایر متعلقات از قبیل سیم و داکت
اگر می خواهید تماس های تلفنی شما با کیفیت بالا انجام شود، باید روی یک تلفن رومیزی VoIP سطح بالا، مانند Polycom VVX601 سرمایه گذاری کنید. اگر تنها چیزی که نیاز دارید برقراری و دریافت تماس‌های تلفنی باشد می توان گزینه های ارزان تری را انتخاب کرد.
هدست‌های VoIP به شما کمک می کند در حین مکالمه راه بروید. این کار باعث می شود دست نمایندگان و سخنرانان آزاد باشد و به راحتی به جستجوی اطلاعات مشتری، گپ زدن با تیم خود یا اضافه کردن یادداشت به یک CRM بپردازند.
انتخاب سخت افزارهای مناسب و با کیفیت
VoIP از جمله سیستم هایی است که با تجهیزات تلفن اداری کار می کند. با یک آداپتور می توانید تلفن آنالوگ (ATA)، را به VoIP تغییر دهید و نیازی به هزینه اضافه و تعویض تلفن های معمولی خود نداشته باشید! آداپتور VoIP تلفن ها را شبکه می کند و سیگنال های آنالوگ را به دیجیتال تبدیل می نماید. مزیت این کار این است که شما هیچ یک از وسایل و تجهیزات را تعویض نمی کنید و همه کارکنان از قبل نحوه کار با تلفن ها را می دانند. بنابراین شما نیازی به آموزش کارکنان خود نخواهید داشت.
کاهش هزینه با استفاده از نرم افزارهای تجاری
یکی دیگر از راه‌های کاهش هزینه‌ها این است که به جای استفاده از تلفن رومیزی، از یک برنامه تلفن تجاری استفاده کنید. این برنامه ها به عنوان تلفن های نرم افزاری نیز شناخته می شوند. شما می توانید تلفن نرم افزاری را در رایانه یا تلفن هوشمند خود نصب کنید.
از آنجایی که نصب سیستم VoIP بسیار ساده است و با اینترنت کار می کند، نیازی به سخت افزار اختصاصی ندارید. به این ترتیب، می توانید برخی از مراحل نصب تلفن اداری را نادیده بگیرید.
Softphone یک نرم افزار و اپلیکیشن تلفن همراه است که به شما امکان می دهد تماس های تلفنی را دریافت و برقرار کنید. مانند یک تلفن معمولی برای رسیدگی به تماس های تلفنی ویپ کار می کند. با یک سرویس VoIP ، می توانید شماره ها را در هر شبکه تلفن یا تلفن همراه شماره گیری کنید.
با نرم افزارهای تجاری Voip برای دسکتاپ، تنها چیزی که برای پاسخگویی به تماس ها نیاز دارید یک هدست USB یا بلوتوث با کیفیت است. اگر از لپ‌تاپ خود استفاده می کنید، به یک میکروفون و بلندگوی آماده برای تماس‌های تلفنی نیاز دارید. این برنامه ها برای هر دستگاه Android یا iOS در دسترس است، بنابراین تیم شما می تواند تماس های تجاری را با تلفن های همراه هم انجام دهد.
انتخاب شرکت مناسب ارائه دهنده VoIP
تغییر به VoIP فقط به این معنی نیست که می توانید تلفن ثابت خود را جایگزین کنید. در واقع این فرصتی برای انتقال ارتباطات تجاری خود به قرن بیست و یکم، بدون هزینه اضافی است.
ارائه دهنده VoIP مناسب به شما کمک می کند تا بر مشکلاتی مانند قطعی مکرر و کمبود کیفیت تماس ها غلبه کنید. همچنین ویژگی‌هایی را که برای ایجاد ارتباطات داخلی نیاز دارید، دریافت خواهید کرد. یک ارائه دهنده سیستم ویپ، در واقع شرکتی است که می تواند با تنظیم و کانفیگ سرور VoIP به شما کمک کند تا یک سیستم تلفن یکپارچه، تحت بستر اینترنت را راه اندازی کنید.
می توانید از یک CRM برای تجزیه و تحلیل تماس ها و ارتباطات یکپارچه و نه فقط خدمات تلفنی، استفاده کنید. بنابراین قبل از اینکه شرکت مورد نظر را انتخاب کنید، مطمئن شوید که ارائه دهنده ویژگی های مناسب مورد نیاز کسب و کار شما را دارد.
در زیر برخی از ویژگی های که با استفاده از VoIP بدست می آورید نام برده شده است:
- مسیریابی تماس پیشرفته : تماس‌های دریافتی را در کسب‌وکارتان مدیریت کنید.
- متصدی خودکار : از تماس‌های ورودی با پیام ضبط‌شده و گزینه‌هایی برای راهنمایی آنها به بخش مناسب استفاده کنید.
- تجزیه و تحلیل تماس ها: این گزینه به شما کمک می کند به گزارش های دقیقی که عملکرد مرکز تماس را نشان می دهد دسترسی داشته باشید.
- Call Pop: هنگام پاسخ دادن به تماس های ورودی، اطلاعات مربوطه را در مورد تماس گیرندگان به طور خودکار نمایش می دهد.
- CRM داخلی: از مشتریان خود حمایت کنید و تیم های فروش خود را با یک دید نسبت به مشتری تجهیز کنید.
- تلفن گویا: پاسخ صوتی تعاملی از تشخیص گفتار برای کمک به مشتریان برای حل مسائل ساده استفاده می کند.
- پست صوتی به متن: کارایی پاسخگویی به پست صوتی را با دریافت آنها از طریق پیامک بهبود دهید.
- تماس های بین المللی کم هزینه: نرخ تماس های بین المللی معمولا زیاد هستند. با استفاده از ویپ می توانید ارتباطات یکپارچه ای را با مشتریان بین المللی خود داشته باشید و ویژگی های پیشرفته تری مانند رمزگذاری تماس را تجربه کنید. ویپ به سازمان شما قابلیت اطمینان و عملکرد بالایی را می دهد.
دریافت شماره تلفن تجاری
بسته به شرکت ارائه دهنده VoIP با هر طرح ویپی که انتخاب می کنید می توان یک شماره تلفن محلی اختصاصی دریافت نمود. شما چند راه برای دریافت شماره تلفن برای کسب و کار خود دارید. اگر قبلاً یکی دارید، آن را روی ویپ خود پورت کنید. در غیر این صورت، می‌توانید شماره محلی موجود را انتخاب کنید یا یک شماره رایگان انتخاب کنید.
انواع شماره تلفن در نصب سیستم VoIP:
- شماره تلفن های محلی: یک شماره تلفن محلی برای مشاغل کوچک و شرکت هایی که بازار محدودی دارند. شماره های محلی معمولا رایگان هستند اما ممکن است برخی از آن ها هزینه اندکی را به صورت ماهیانه دریافت کنند.
- شماره تلفن های رایگان: یک شماره تلفن رایگان یک شماره خاص است که به موقعیت مکانی متصل نیست و می تواند برای مشتریان شما حرفه ای تر و قابل اعتمادتر به نظر برسد. مشتریان شما هنگام تماس با خطوط پشتیبانی شما مجبور به پرداخت هزینه نخواهند بود. اما این بدان معنا نیست که نیازی به پرداخت هزینه از سمت شما نباشد! در واقع این شماره برای مشتریان شما رایگان است اما شما باید هزینه آن را به صورت ماهیانه پرداخت کنید.
- Vanity Numbers: شماره های Vanity معمولاً شماره های رایگان به یاد ماندنی و به اصطلاح رُند هستند که کلمات خاصی را بیان می کنند، به عنوان مثال: 9966. این اعداد هزینه را به صورت ماهیانه دریافت می کنند. برای اطمینان از یک شماره قابل تشخیص، ممکن است لازم باشد شماره را از یک فروشنده شخص ثالث نیز خریداری کنید.
حفظ شماره تلفن با Porting
انتقال شماره در واقع فرایند انتقال تلفن از ارائه دهنده خدمات فعلی خود به سرویس جدید، بدون نیاز به تغییر شماره است. معمولا انتقال شماره به صورت رایگان انجام می شود.
برای انتقال هر تلفن سه مرحله ساده زیر را دنبال کنید.
1- انتخاب طرح تجاری: طرح تلفن تجاری خود را انتخاب کنید. طرحی را انتخاب کنید که با ویژگی های کسب و کار شما سازگار باشد.
2- درخواست شماره های موقت: اگر به شماره تلفن موقت نیاز دارید کافی است به شرکت ارائه دهنده خدمات اطلاع بدهید تا سفارشتان ثبت شود. می‌توانید فوروارد تماس را با ارائه دهنده قدیمی خود تنظیم کنید.
3- تکمیل فرم و ثبت سفارش: در نهایت می توانید با تکمیل فرم، سفارش خود را نهایی کنید.
نصب سیستم VoIP
هنگامی که یک ارائه دهنده و سخت افزار دارید، زمان آن است که تنظیمات را در دفتر خود تکمیل کنید. مراحل کانفیگ به نوع سخت افزار و تعداد کارمندان بستگی دارد. بنابراین در زیر، روند ساده راه‌اندازی VoIP را ارائه می دهیم. با توجه به نوع برند سیستم تلفن Voip، ممکن است این مراحل کمی متفاوت باشد.
نحوه راه اندازی تلفن ها و گوشی های رومیزی VoIP
مراحل لازم به مدلی که خریداری کرده اید و راه اندازی شبکه شما بستگی دارد. با نصب یک سوئیچ شبکه استاندارد، فرآیند راه اندازی ساده است. اگر برق از طریق اترنت (PoE) دارید، سیگنال الکتریکی در یک سیم منتقل می شود و نیازی به تهیه آداپتور AC نخواهید داشت.
نصب سیستم VoIP و تلفن های رومیزی VoIP یا گوشی های بدون PoE:
آداپتور برق متناوب را به پریز وصل کنید، سپس آن را به پایه تلفن یا گوشی وصل کنید.
تلفن IP را با استفاده از کابل CAT5e یا CAT6 به سوئیچ یا روتر وصل کنید.
منتظر بمانید تا تلفن راه اندازی شود، سپس صدای شماره گیری را بررسی کنید.
اگر روتری دارید که از Power over Ethernet (PoE) پشتیبانی می کند، روند کمی متفاوت است اما سریعتر است.
نصب تلفن های رومیزی سیستم VoIP به روترهای دارای قابلیت PoE:
تلفن ها را با سوئیچ یا روتر دارای قابلیت PoE، به کابل های اترنت وصل کنید. حداکثر طول توصیه شده برای کابل های شبکه، 164 متر است.
پس از اتصال، تلفن باید روشن شود و باید به طور خودکار با ارائه دهنده VoIP شما ارتباط برقرار کند.
نحوه نصب سیستم VoIP و هدست
همه هدست ها قابلیت پاسخ با یک لمس را ندارند. برای استفاده از آن، به یک هدست مدرن با یک دکمه لمسی فعال نیاز دارید و آن را باید به کابل های Electronic Hook Switch (EHS) متصل کنید.
هدست‌ها و تلفن‌های VoIP بی‌سیم با پشتیبانی از کابل EHS:
آداپتور AC را به نزدیکترین پریز و واحد پایه هدست وصل کنید.
کابل EHS را به واحد پایه هدست وصل کنید.
سر دیگر را به تلفن رومیزی و به درگاه شبکه هدست و پورت EHS وصل کنید. برای دستورالعمل های دقیق تر، راهنمای دستورالعمل EHS را دنبال کنید.
هدست را قرار دهید و دکمه کنترل تماس را فشار دهید تا اتصال را بررسی کنید.
برای هدست های سیمی که از جک تلفن معمولی استفاده می کنند، این فرآیند حتی ساده تر است.
هدست و تلفن های رومیزی با جک/پورت هدفون:
جک کابل هدفون را با کابل اتصال مستقیم به درگاه مشخص شده هدست وصل کنید. بسیاری از مدل ها درگاه هدست را با یک نماد کوچک در سمت چپ علامت گذاری می کنند.
هدست را قرار دهید و دکمه کنترل تماس را فشار دهید تا صدای شماره گیری را بررسی کنید.
برای تأیید صدا و کیفیت تماس، یک تماس آزمایشی بگیرید. اگر صدای هدست کم است، ممکن است به تقویت کننده نیاز داشته باشید.
آزمایش خطوط ویپ Voip
اگر تمامی مراحل نصب سیستم VoIP را درست انجام دادید و به صورت سریع می توانید ارتباط برقرار کنید، هیچ مشکلی نخواهید داشت و سیستم ویپ به خوبی راه اندازی شده است. مواردی که باید هنگام برقراری تماس به آنها توجه کنید:
کیفیت صدا: آیا تماس ها واضح و سازگار هستند؟ آیا هیچ نشانه ای از صدای بی کیفیت وجود دارد؟
تأخیر: آیا بین زمانی که چیزی می گویید و گیرنده آن را می شنود تأخیر قابل توجهی وجود دارد؟
پایداری اتصال: آیا هیچ یک از تماس ها به طور موقت قطع نشد؟ برخی از تنظیمات فایروال می تواند باعث شود که تماس ها پس از 11 دقیقه به طور کامل قطع شود، بنابراین ارزش آن را دارد که حداقل 15 تا 30 دقیقه آزمایش شود.
همچنین باید سعی کنید خطوط خود را در زمانی که فعالیت های شبکه دیگری وجود دارد آزمایش کنید. ازدحام شبکه می‌تواند منجر به انواع مشکلات خط شود، از قطع شدن تماس گرفته تا صدای ناقص و غیره.
نکته : اتصال سیمی و مستقیم همیشه به استفاده از Wi-Fi ترجیح داده می شود. برای حداقل تأخیر و سایر مشکلات VoIP، به جای اتصال Wi-Fi، به سراغ اترنت بروید.
آموزش ویپ به سایر کارکنان
بسیاری از مشاغل کوچک، نصب سیستم VoIP را برای بار اول تجربه می کنند و به همین دلیل ممکن است کارکنان آن ها آشنایی کافی با سیستم ویپ نداشته باشند. بنابراین آموزش به سایر کارکنان امری مهم تلقی می شود.
با استفاده از ویپ می‌توانید تلفن‌ها را مستقیماً با یک CRM ادغام کنید، پست‌های صوتی را به ایمیل ارسال کنید، تماس‌ها را در فضای ابری ضبط کنید و بسیاری موارد دیگر را تجربه کنید.
برای اطمینان از اینکه کارکنان شما از این ویژگی ها استفاده می کنند، باید زمانی را برای آموزش تیم خود اختصاص دهید.
ممکن است فکر کنید که لازم نیست اما آموزش به کارکنان باعث پیشرفت و بهبود عملکرد آن ها در محیط کار می شود. کارمندان می خواهند از تجهیزات ارتباطی تجاری استفاده کنند تا بتوانند بر خدمات رسانی به مشتریان و فروش بیشتر تمرکز کنند. اگر در مورد هر مشکلی راهنمایی و کمک می‌خواهید، می‌توانید با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید.
